Vardiya devir notu, bir ekibin bildiğini sonraki ekibin de görmesini sağlar. Özellikle tatlı stoğu, bekleyen sipariş ve ürün eksikliği yalnızca sözlü bilgiyle ilerlememelidir. Bu nedenle kısa bir ortak form hazırlayın. Uzun açıklama yerine sonraki vardiyanın aksiyon alacağı bilgiyi yazın.
Vardiya devir notu neleri içermeli?
Önce tarih, saat ve teslim eden kişiyi ekleyin. Ardından eksik ürünleri ve beklenen teslimatları yazın. Ayrıca rezervasyon için ayırdığınız porsiyonları ayrı gösterin. Böylece sonraki ekip depodaki bütün miktarı serbest stok sanmaz ve müşteriye yanlış seçenek sunmaz.
Her notta durum ile görevi ayırın. Örneğin bir ürünün az kaldığını yazmak bilgi verir. Ancak sipariş kontrolünü kimin yapacağını yazmak işi ilerletir. Bu yüzden gerekli aksiyonun yanına sorumlu kişiyi ekleyin. Tamamlayan kişi de sonucu aynı kayda işlesin.
Ortak terimler kullanın
Ürün adlarını menü ve kasa listesiyle eşleştirin. İçeride kullandığınız lakaplar yeni çalışanı yanıltabilir. Ayrıca adet ile koli birimini açık yazın. İki kutu ifadesi yerine koli içi miktarı da belirtin. Böylece farklı ekipler aynı rakamı aynı şekilde anlar.
Bunun yanında olağan dışı müşteri taleplerini ölçülü biçimde aktarın. Notu gereksiz kişisel ayrıntılarla doldurmayın. Siparişin doğru tamamlanması için gereken bilgiyi kullanın. Emin olmadığınız ürün veya içerik sorusunu da yetkili kişinin kontrolüne bırakın.
Devir sırasında birlikte okuyun
Vardiya değişiminde formu kısa süre birlikte gözden geçirin. Önce acil işleri konuşun, sonra rutin konulara geçin. Ardından teslim alan kişi anlamadığı noktayı sorsun. Bu küçük kontrol, notun yalnızca yazılıp unutulmasını önler.
Açık iş içeren vardiya notu örneği
Devir notunda durum, görev ve sonuç ayrı görünmelidir. Aşağıdaki örnek kişi adları yerine görev rolleri kullanır. Kendi işleyişinize göre tek bir sorumlu seçin; aynı işi belirsiz biçimde bütün ekibe atamayın.
| Durum | Yapılacak iş | Sorumlu/sonuç |
|---|---|---|
| Ürün A az kaldı | Açık siparişi kontrol et | Satın alma: onay bekliyor |
| Rezervasyona 6 porsiyon ayrıldı | Serbest stoktan düş | Vardiya sorumlusu: tamam |
| Bir teslimat satırı eksik | Sipariş referansıyla bildir | Teslim alma: takip açık |
Teslim alan kişi önce yalnızca açık işleri okusun. Sorunun geçmişini her seferinde baştan yazmak yerine önceki kayda referans verin. İş tamamlandığında sonucu ekleyin. Aynı açık iş üç vardiya boyunca taşınıyorsa devir notuna yeni cümle eklemekle yetinmeyin; ayrı çözüm sorumlusu atayın.
Bu adımın devamı için rezervasyon stoğunu günlük satıştan ayırma yazısındaki yöntemi kullanın.