Tatlı stok sayımı, satın alma ile servis arasındaki ortak dili oluşturur. Tedarikçi ürünü koliyle gönderirken ekip porsiyonla satış yapar. Bu nedenle iki birim arasındaki ilişkiyi açıkça yazın. Aksi halde depoda üç kutu görmek, kaç satışlık ürün kaldığını tek başına anlatmaz.

Tatlı stok sayımı öncesi birim kartı

Her ürün için koli içi adet bilgisini kaydedin. Ayrıca farklı ambalaj boylarını ayrı ürün kodlarıyla izleyin. Örneğin altılı kutuyla on ikili kutuyu tek isim altında toplamayın. Önce her birini porsiyona çevirin; ardından toplam miktarı hesaplayın. Bu yöntem, sipariş listesindeki birim hatalarını azaltır.

Sayım sırasında açık kutuları da tek tek kontrol edin. Boş kutuyu dolu sanmayın veya yarım kutuyu tahmini miktarla yazmayın. Bunun yanında belirli bir etkinliğe ayırdığınız ürünleri ayrı sütunda gösterin. Böylece serbest stok ile toplam fiziksel stok arasındaki farkı görürsünüz.

Hareketi kısa süre için durdurun

Sayım anında depodan ürün çıkışı devam ederse aynı ürünü iki kez sayabilirsiniz. Bu yüzden ekip için ortak bir sayım saati seçin. Zorunlu çıkışları ise ayrı not edin. Ayrıca bir kişi sayarken başka bir kişi listeyi kontrol etsin. Özellikle benzer kutularda ürün adını birlikte okuyun.

Daha sonra fiziksel sonuçla kayıtlı miktarı karşılaştırın. Fark varsa önce birim dönüşümünü ve son teslimatı kontrol edin. Ardından ikram, iade ve hasar kayıtlarına bakın. Bir farkı açıklamadan doğrudan stok düzeltmesi yapmak, sorunun nedenini sonraki haftaya taşır.

Sayım sonucunu siparişe bağlayın

Sonuçları ürün sırasını değiştirmeden ortak tabloya aktarın. Önce hızlı hareket eden ürünleri değerlendirin; ardından düşük hareketli seçeneklere bakın. Ancak tek sayımdan müşteri tercihi sonucu çıkarmayın. Satış geçmişiyle birlikte değerlendirin.

Beklenen stok ile fiziksel sayımı uzlaştırın

Sayım farkını açıklamak için önce basit hareket hesabını kurun. Beklenen stok = açılış + gerçek teslim alınan ürün − satış − ikram − kayıp. Aşağıdaki rakamlar örnektir. Satış ve ikramı iki kez düşmemeye dikkat edin.

Hareket	Porsiyon
Açılış	30
Gerçek giriş	24
Satış	32
İkram ve kayıtlı kayıp	4
Beklenen kapanış	18
Fiziksel sayım	16; açıklanacak fark 2

İki porsiyonluk farkta önce açık kutuyu ve koli dönüşümünü kontrol edin. Ardından aynı sayım saatinden sonra yapılan çıkışlara bakın. Nedeni bulmadan tabloyu 16 olarak düzeltip geçmek, sorunun izini kaybettirir. Düzeltme gerekiyorsa gerekçesini tarih ve sorumluyla kaydedin.

Bu adımın devamı için koli ile porsiyon dönüşümü yazısındaki yöntemi kullanın.